世界主要国际组织的档案信息服务

□ 吴 化 黄 萃 / 文

国际组织主要是指国家与国家之间为了特定的目的和任务，根据共同签订的条约而建立的一种常设性办事机构。当代国际社会存在职能各异、规模不一的国际组织。国际组织作为国际社会的组织，具有维持和平与安全、促进发展、协调矛盾、加强合作等职能。在当今经济全球化时代，国际组织掌握着大量有价值的信息，他们能够提供具有广泛代表性和专业权威性的数据和资料。因此，了解和熟悉国际组织的档案与信息服务有利于开阔视野、了解世界，及时准确地获取信息，更好地融入到全球化的浪潮中来。

当今世界主要的国际组织大都提供不同方式的档案与信息服务，主要包括档案实体的查询利用、在线数据与电子文件的查询利用以及图书与信息共享服务。

档案实体查询利用服务

一般而言，历史悠久、机构庞大的国际组织都有专门的档案保管机构。在条件允许的情况下，国际组织可提供实体档案查询利用服务。

以联合国为例，其秘书处下设档案与文件管理科，专门负责联合国重要文献的保管，并向联合国所有部门和社会公众提供查询利用。社会公众可以查询联合国的三类文件：（ 1 ）自其形成以来就可以利用的文件与档案；（ 2 ）超过 20 年且联合国秘书长未对其加密的文件与档案；（ 3 ）未超过 20 年、联合国秘书长未对其加密，且形成部门已书面同意利用的文件与档案。个人查询利用档案必须先填写个人信息登记表，并提前一周进行预约。

联合国教科文组织（档案馆始建于 1947 年。该馆收藏的文字记录和档案的柜架长达 8000 米。此外，还有上千部电影、 5 千多盘录像带、 3 万多盘录音带、 12 万张缩微胶片、 15 万多张各类底片等。社会公众可以在借阅室里自由浏览普通的报告和该组织的公开出版物。对于受限制或涉密的档案，应该事先取得授权后才能进行咨询和利用。一般的档案文件 30 年后可以向公众开放，特别涉密的文件需要 50 年才能对外公开。特殊情况下需要查阅未到开放时限的档案，需要征得首席档案管理员的同意，并取得该机构的正式授权。

国际货币基金组织档案馆向社会提供三类档案查询利用：（ 1 ）执行委员会产生的，已保存 5 年以上的非涉密档案；（ 2 ）执行委员会产生的 10 年以上的备忘录；（ 3 ）其他已形成 20 年以上的材料。他们的馆藏包括该组织的通信函电、备忘录、经济信息、政策文件、重大活动、组织运行等方面的重要材料。这些材料对于研究 20 世纪后半叶的全球经济、金融与货币活动具有独一无二的参考作用。该馆目前只能提供实体档案查询利用，而且需要提前 10 天通过邮件、传真或电话等预约。

此外，提供档案实体查询利用服务的主要国际组织还有世界银行、国际红十字协会、国际社会主义历史研究所等。

在线数据与电子

文件的查询利用

有些国际组织主要提供在线数据与电子文件的查询利用，暂不对外提供档案实体的查阅服务。

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